Vorbemerkungen

In vielen B2B Installationen werden Fehler per email eskaliert und an verschiedene Verteiler ausgesteuert. Für den Fachbereich werden insbesondere solche Eskalationsmails verschickt, wenn negative Contrl und Aperaks eingetroffen sind. Überlegen Sie doch, ob es nicht sinnvoller ist auf diese emails zu verzichten und das Clearing konsequent im Monitoring Cockpit vorzunehmen.

Wenn Sie beispielsweise eine Aperak Nachricht bekommen haben, prüfen Sie zunächst, ob die Nachricht berechtigt ist oder nicht. Im letzteren Fall senden Sie aus dem Backendsystem (oder manuelle Versand) eine richtige Nachricht. In beiden Fällen führen Sie dann ein Clearing des Vorgangs durch. Das heisst konkret, selektieren Sie auf die eingehende Aperak Nachricht und klicken in der Zeile "Übersicht Nachrichten" den Link "Statusänderung" an. Hier beschreiben Sie, ob die Aperak berechtig war oder nicht und wählen einen passenden Fehlergrund aus. (Fehlergründe/Stati kann übrigens Ihre B2B Administration nach Ihren Wünschen frei hinterlegen! - Spätere Auswertungen darüber sind oft sehr aufschlussreich.) Wählen Sie auch die zur Aperak zugehörige ausgehende Nachricht aus (siehe ganz unten) und führen auch hier eine Statusänderung durch und hinterlegen z.B. die Info welche Nachricht (ReferenzNr) als Korrektur von Ihnen erneut ausgegeben wurde).

Wenn Sie dies konsequent durchführen für APERAKs, neg CONTRLs und CONTRL-Fristüberschreitungen werden die unten beschriebenen Selektionen auf "Null Treffer" gebraucht. Man hat also immer einen aktuellen ClearingStand.

Das Problem mit den Eskalationsmails ist, dass man den Bearbeitungsstatus des Vorgangs nicht im System hinterlegt hat. Eine solche Mal existiert ja ggf noch und kann für Verwirrung sorgen, wenn der Vorgang längs geklärt ist..

Insofern überlegen Sie. ob Sie von Ihrer B2B Adminstration nicht die Eskalationsmails ausschalten lassen und das Clearing ausschliesslich durch die unten beschriebene Kontrollen + anschliessenden Statusänderungen durchführen!

Kontrolle überfällige CONTRLs

Überprüfen Sie bitte täglich ob Sie auf Ihre ausgehenden Marktpartner fristgerecht CONTRLs erhalten haben. Dazu verwenden Sie folgenden Selektionskriterien:

• "nach Welt" ankreuzen
• "nach ERP" leer lassen
• Typ "Alle"
• Verarbeitung "Alle"
• Bestätigung "Nicht fristgerecht"

Das Symbol "Wecker" in der Spalte "BS = Bestätigungsstatus" bedeutet, dass keine CONTRL innerhalb der Frist angekommen ist.

Kontrolle eingehender negativer CONTRLs

Überprüfen Sie bitte täglich ob es negative CONTRLs eingegangen sind. Mit folgenden Selektionskriterien können Sie die Anzahl ermitteln:

• "nach Welt" ankreuzen
• "nach ERP" leer lassen
• Typ "Alle"
• Verarbeitung "Alle"
• Bestätigung "Fehlerhaft"

Da in eingehenden negative CONTRLs im EDIFact kein der Fehlergrund angegeben ist, sollten Sie sich mit dem EDI Analyzer ein Bild machen, ob aus Ihrer Sicht ein Fehler in der ausgehenden Nachricht vorlag. Dazu markieren Sie ein Zeile im Messagemonitoring und klicken auf das EDI Anaylzer Symbol ob rechts in der Zeile "Übersicht Nachrichten".

Es öffnet sich ein Report, in dem Sie mögliche Fehler beschrieben und lokalisiert werden. Falls ein Fehler - z.B. aufgrund eines fehlendne Wertes, der im Backendsystem nicht gesetzt wurde - vorliegt. Klicken Sie in der Zeile "Übersicht Nachrichten" auf "Statusänderung" und beschreiben den Fehlergrund und wählen ein passende Status aus. Danach beheben Sie den Fehler im Backend und gebend die Nachricht erneut aus.

Mit folgender Selektion können Sie auch die eingehende email mit dem neg Contrl selektieren. (Mit der Selektion oben haben Sie ja Ihre ausgehende Nachricht selektiert für die ein negative CONTRL gekommen ist).

Dazu kopieren Sie die Referenznummer der ausgehenden Nachricht in das Eingabefeld "Ref-Nr".

 Mit einem einfachen Klick auf eine Zelle in der Nachrichtenübersicht kopieren Sie den jeweiligen Wert in die Zwischenablage.

 Mit Ctrl+v können Sie diesen Wert in andere Selektionfelder oder andere Anwendungen "pasten". 

Zusätzlich wählen Sie folgende Selektionskrierien:

• "nach Welt" ankreuzen
• "nach ERP" ankreuzen
• Typ "Alle"
• Verarbeitung "Alle"
• Bestätigung "Alle"

Mit dieser Selektion selektieren Sie als das "Pärchen" aus ausgehender Nachricht und der eingehden Contrl. Wenn die Contrl negativ ist ist der Verabeitungsstatus (Spalte VS) der Contrl rot. Dadurch wird eine Fehlermail ausgelöst, die darauf hinweist, dass eine negative CONTRL eingegangen ist und das dieser Vorgang untersucht werden muss. Es macht aber auch Sinn unter fachliche Belege auch die tatsächlich eingegangene Contrl-Mail zu öffnen, da einige Marktpartner (insbesondere wenn B2B by Practice im Einsatz ist:) in den Mailtext Hinweise schreiben, warum eine negative Contrll gesendet wurde. Diese Info kann leider nicht im Contrl EDIFact hinterlegt werden.

Weiterhin wird bei negative CONTRLs auch bei der zugehörige ausgehende Nachricht der Bestätigungsstatus (Spalte BS) rot gefärbt, damit man unmittelbar erkennt, dass der Marktpartner diese Nachrich tnicht akzeptiert hat.

(Wenn ein eine positive CONTRL kommt ist derer Verabeitungsstatus grün und auch der Bestätigungsstatus der zugehörigen ausgehenden Nachricht grün).

Kontrolle eingehender APERAKs

Verschaffen Sie sich bitte täglich einen Überblick über die APERAKs, die Sie von Ihren Marktpartner empfangen haben. Dazu ermitteln Sie zu nächste die Anzahl der Belege auf die Sie eine Aperak empfangen haben und checken diese mit dem EDI Analyzer. Im 2. Schritt selektieren Sie die zugehöige APERAK Nachricht und schauen den Fehlertest des Marktpartner an.

Schritt1) Selekteieren Sie folgendermassen:

• "nach Welt" ankreuzen
• "nach ERP" leer lassen
• Typ "Alle"
• Verarbeitung "Alle"
• Bestätigung "APERAK"

Selektieren Sie ein Nachricht un rufen den EDI Analyzer auf und überprüfen, ob aus Ihrer Sicht auch ein APERAK Fehler vorliegt

Schritt2)

Kopieren Sie die RefenerzNr in das Eingabefeld Text und führen die Suche mit diesen zusätzlichen Selektinskriterien durch:

• "nach Welt" ankreuzen
• "nach ERP" ankreuzen
• Typ "Alle"
• Verarbeitung "Alle"
• Bestätigung "Alle"

Sie haben nun alle Vorgänge zu der ausgehenden (durch die APERAK des Marktpartner bemängelten) Nachricht vorliegen: Ausgehenden Nachricht, eingehende Contrl und eingeheden APERAK des Marktpartners. Die Aperak selber ist vom Verarbeitunsstauts Rot (Spalte VB) um anzuzeigen, dass Sie tätig werden müssen. Sie können sich die das APERAK email Attachment durch Öffnen der APERAK-mail unter fachliche Belege anschauen und den Fehlergrunde den der Marktpartner angibt durch einsehen.

Führen Sie nach Klärung des Vorgangs (z.B durch Neuausgabe, wenn Ihre Nachricht tatsächlich falsch war) dien Statusänderung für die APERAK Nachricht und die zugehörigen ausgehenden Nachricht von Ihnen durch.